Wie flexibles Arbeiten zum Gewinn für alle wird

Wie Dolly Parton schon in dem bekannten 80er Mega-Hit sang: „Working 9 to 5, what a way to make a living. “ Und wie sieht es fast 40 Jahre später aus? Es kann von überall aus gearbeitet werden – eben dann, wenn man am leistungsfähigsten ist. In der neuen Arbeitswelt sind flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice-Lösungen heiß begehrt und durch moderne Technik für viele Arbeitnehmer möglich geworden.

Auch die Arbeitgeber profitieren von der neu gewonnen Flexibilität: Neben Kosteneinsparungen durch die Dezentralisierung von Teams können Mitarbeiter flexibler denn je eingesetzt werden. Die neuen Arbeitsmodelle verlangen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen eine Neustrukturierung des Arbeitsalltags. Doch wie wird die neue Freiheit und Selbstverantwortung für alle ein Gewinn?

Die Ausnahme: Flexibilität im Job

Sowohl für neue Talente als auch für Mitarbeiter gleichermaßen ein Auslaufmodell: Starre Arbeitszeiten. Die freie Gestaltung der eigenen Arbeit ist zum wichtigsten Kriterium für Bewerber geworden. Dennoch wird echte Flexibilität nur selten von Arbeitgebern auch wirklich praktiziert. Bei vielen Unternehmen herrscht dringender Handlungsbedarf in Bezug auf die Gestaltungsfreiräume für Mitarbeiter. Angeboten werden beispielsweise Gleitzeitmodelle, was die Flexibilität der Mitarbeiter lediglich auf Arbeitsbeginn und Ende einschränkt. Noch schlechter sieht es hingegen bei Regelungen wie der Vertrauensarbeitszeit oder der Wahl des eigenen Arbeitsortes aus. Nicht mal ein Viertel aller Arbeitnehmer bekommen diese Freiräume geboten.

Was genau ist flexibles Arbeiten?

Arbeit wird auf zwei Arten flexibel: Durch die Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort. Beide Voraussetzungen machen flexibles Arbeiten überhaupt erst möglich. Flexibles Arbeiten bedeutet, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und zu reagieren. Gängige Beispiele für flexible Arbeitszeiten sind neben der Vertrauensarbeitszeit auch Teilzeitarbeit oder Jobsharing. Arbeitnehmer wählen hier die Start- und Endzeiten ihrer Arbeitstage innerhalb vereinbarter Grenzen. Standortflexible Lösungen ermöglichen flexibles Arbeiten außerhalb des Unternehmensstandorts wie beispielsweise im Homeoffice oder einem Coworking Space. 

Mit flexiblen Arbeitsmodellen zum Erfolg

Alternative Arbeitsformen werden aus guten Gründen immer häufiger in die Unternehmenskultur integriert und ersetzen zunehmend feste Arbeitsstrukturen. Viele Studien belegen bereits die Vorteile von flexibler Arbeit für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Mit unterschiedlichen Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodellen erhöht sich die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter. Ermöglicht wird gleichzeitig eine bessere Work Life Balance, da die Arbeit an individuelle Bedürfnisse und Lebensstile angepasst werden kann. Aber auch Unternehmen erhalten Zugang zu einem größeren Talentpool, da Mitarbeiter von anderen Standorten eingestellt werden können. Auch die Betriebsausgaben können durch eine Reduktion der Fixkosten wie die Büromiete und Nebenkosten gesenkt werden.

Wie müssen sich Arbeitsprozesse und Kommunikation verändern, damit flexibles Arbeiten zum Erfolg für alle Beteiligten werden kann? Die Studie des Tech-Giganten Microsoft in Kooperation mit Gallup belegt, dass individuelle Lösungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Bezug auf die Strukturierung des Arbeitstages und Arbeitsortes zu einem Erfolgsmodell werden können.

Regeln für flexibles Arbeiten als Arbeitgeber

Klare Rahmenbedingungen 

Flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle erfordern klare Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine wertvolle Arbeitskultur entsteht durch transparente Rahmenbedingungen und klare Kommunikation von Erwartungen

Vertrauen schenken

Jeder Mitarbeiter sollte frei entscheiden dürfen, ob und in welchem Umfang die Unternehmensangebote genutzt werden. Nicht jeder arbeitet gerne im Homeoffice. Unterm Strich zählen die Ergebnisse der Mitarbeiter. Deshalb sollten Arbeitgeber Mitarbeitern vertrauen und Anwesenheit nicht mit Leistung verwechseln.

Richtig führen: Leistungen messen

Egal, ob im Büro oder von Zuhause: Mitarbeiter brauchen Führung. Die Mitarbeiterleistungen sollten durch objektive und klar definierte Kriterien gemessen werden. In persönlichen Gesprächen und Telefonaten sollten regelmäßig Wertschätzung aber auch konstruktive Kritik transparent kommuniziert werden.

Fürsorgepflicht nicht vernachlässigen

Auch bei flexiblen Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodellen besteht die Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern. Neben der entsprechenden Ausstattung für mobiles Arbeiten oder dem Homeoffice sollten klare Arbeitszeiten eingehalten werden, nach denen keine Anrufe oder Mails erfolgen.

Eine neue Art von Meetings schaffen

Meetings lassen sich auch virtuell abhalten: Effektive und produktive Arbeitsprozesse können durch neue Meetingkulturen entstehen.

Das „Wir“-Gefühl in der Unternehmenskultur

Um neue Arbeitsstrukturen erfolgreich zu implementieren, müssen diese mit der Unternehmenskultur- und zielen vereinbar sein. Auch durch gemeinsame Team Events fördern Arbeitgeber den direkten Austausch zwischen Mitarbeitern und stärken gleichzeitig die Zusammenarbeit und den Teamgeist. 

Regeln für flexibles Arbeiten als Arbeitnehmer

Gleichgewicht der eigenen Work Life Balance 

Klar strukturierte Arbeitszeiten und Pausen erleichtern die Trennung von Freizeit und Arbeit. 

Passendes Arbeitsmodell wählen

Um flexibles Arbeiten erfolgreich zu praktizieren, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen. Mitarbeiter sollten die Unternehmensangebote vorerst genau prüfen, um zu schauen, welche Angebote zur eigenen Arbeitsweise passen.

Ziele, Aufgaben, Prozesse und Termine klar kommunizieren

Die eigenen Ziele, Aufgaben, Prozesse und Termine sind dem Arbeitgeber gegenüber klar zu kommunizieren. Besonders bei flexiblen Arbeitszeitmodellen sollten Mitarbeiter mitteilen, wann diese erreichbar sind und wann nicht. 

Arbeit(srhythmus) managen

Flexibles Arbeiten verlangt ein hohes Maß an Selbstorganisation. Neben der Schaffung eines produktiven Umfeldes muss der Arbeitsrhythmus an die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten. Auch das professionelle Wissensmanagement bei virtuellen Teams sollte klar definiert sein.

Teamgeist stärken

Gutes Teamwork funktioniert nur, wenn jeder sich als Teil des Teams betrachtet. Sozialkompetenzen sollten trotz physischer Abwesenheit weiterentwickelt werden.

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