Digitale Zusammenarbeit: Tipps und Tools für New Work

Die Zeiten von unzähligen Post-its am Arbeitsplatz sind lange vorbei. Die Zusammenarbeit von Teams ist dank digitaler Tools auch online möglich. Ob nun für eine höhere Produktivität oder einen effizienteren Wissensaustausch, es gibt für fast alles die richtige App. Gerade bei dem Thema New Work sind diese Tools für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit eine echte Bereicherung. Damit du im Meer von Software Angeboten den Überblick bewahren kannst, stellen wir dir unsere kostenlosen Lieblingstools für eine reibungslose „digital collaboration“ vor.

Was versteht man unter digitaler Zusammenarbeit?

Mit der digitalen bzw. virtuellen Zusammenarbeit sind alle kollaborativen Aktivitäten von Mitarbeitern oder Teams gemeint. Die Zusammenarbeit an Aufgaben wird durch sogenannte Kollaborationssoftwares unterstützt und erleichtert dezentralen Teams (keine physische Anwesenheit bzw. Begegnung) New Work erfolgreich in den Alltag zu integrieren. Durch die Digitalisierung und neue Arbeitsmodelle sind solche Tools in den Bereichen Kommunikation und Team Management für ein erfolgreiches Teamwork essenziell.

Projektmanagement: Asana

An welchem Projekt arbeitet Team A und wann ist deren Deadline? Eine klare Struktur in der Zusammenarbeit ist nicht nur für größere Teams hilfreich. Um E-Mail-Fluten zu verhindern, bieten sich zahlreiche Tools an, welche die interne Kommunikation erleichtern und gleichzeitig eine Übersicht über Team-Aufgaben verschaffen. Ein kostenloses Management-Tool ist beispielsweise Asana. Klar ist: Eine hektisch gekritzelte To-Do-Liste ist weder übersichtlich noch wird dies New Work gerecht. Wenn du es es modern und vielfältig magst, solltest du mit Asana rundum bedient sein. Zudem überzeugt Asana auch hinsichtlich des Preises: Mit der kostenfreien Version (Mitglieder: max. 14) kannst du direkt in das Projektmanagement einsteigen. Solltest du mehr Funktionen benötigen, ist die Paid-Version das Richtige.

Was kann Asana (kostenlos)?

• To-Do’s / Aufgaben festhalten
• Zuweisung von Aufgaben an Teams bzw. einzelne Personen
• Setzung von Deadlines
• Übersicht Projektstatus für Team-Mitglieder

Online Meetings: Google Chat

Produktive Meetings sind auch online aus dem Homeoffice möglich. Mit Google Chat lassen sich digitale Meetings und Brainstormings kreativ gestalten. Google Chat bietet beispielsweise verschiedene kostenlose Whiteboard Apps (Google Chrome Canvas) an, auf denen Teams unkompliziert zusammenarbeiten und designen können. Google Chat ist kostenlos, du brauchst natürlich einen Google Account.

Was kann Google Chat?

• Kostenlos telefonieren, Nachrichten schreiben und Video Chats führen
• Breakout Rooms für einzelne Team-Gespräche
• Nutzung eines Whiteboards mit Chrome Canvas Integration
• Aufzeichnung von Live-Sessions möglich

Zeiterfassung: Clockify

Wer jetzt denkt, er steht mit diesen Tools unter ständiger Beobachtung, liegt falsch. Im Hinblick auf New Work sind Zeiterfassungstools wie Clockify ein echter Mehrwert. Denn sie helfen dir dabei, zu erfassen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe bzw. ein Projekt benötigst. Das kann besonders für Teams sinnvoll sein, um Zeitfresser aufzudecken. Clockify kann sowohl in Trello als auch in Asana integriert werden und steht als Web- bzw. Desktop-Version bereit. Wie bereits erwähnt, ist auch Clockify kostenlos und hat ebenfalls keine Mitgliederbegrenzung. Wenn du mehr Funktionen und Features benötigst, gibt es ein Subscription-Modell.

Was kann Clockify?

• Übersichtliche Zeiterfassung
• Reminder für anstehende Deadlines
• Bereitstellung von Reports und Analysen

Vorteile der digitalen Zusammenarbeit

Digitale Tools erleichtern die Kooperation und Koordination von dezentralen Teams. Teams können also verteilt an unterschiedlichen Standorten arbeiten und sich dennoch live austauschen. Aufgaben und Fristen können mit solchen Tools besser gesetzt und befolgt werden. Mitarbeitende können so auf alle Dokumente gleichzeitig zugreifen. Auch die Dateien und Austauschvorgänge werden in Echtzeit synchronisiert, was dabei hilft, die Arbeit besser zu organisieren und Sichtbarkeit zu schaffen.

Digitale Tools: Die Bewertungskriterien

Bevor du dich für ein digitales Tool entscheidest, solltest du wichtige Kriterien wie Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektmanagement beachten: Ist es möglich, mit mehreren Personen live zu kommunizieren? Ist eine Zusammenarbeit zwischen Teams an unterschiedlichen Standorten möglich? Wie werden Dokumente bearbeitet? Wie kann man den Fortschritt des Projekts verfolgen? Zudem solltest du auch das Change Management berücksichtigen. Nicht jeder Mitarbeiter kann gleich gut mit digitalen Arbeitsmethoden umgehen. Hier gilt es allen voran, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu identifizieren.

Du möchtest mehr über New Work und die neue Arbeitswelt erfahren?