Zeitmanagement verbessern: Produktiv arbeiten mit simplen Tricks

Im Minutentakt flattern neue E-Mails in die Mailbox, mehrere Meetings sind angesetzt – Bei vielen Menschen jagt ein hektischer Arbeitstag den nächsten. Wir verraten dir sechs Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement ganz einfach verbesserst und produktiver arbeitetest.

Zeitmanagement heißt, sich selbst zu managen. Entscheidend ist es, Zeitmanagement Methoden und Tipps zu finden, welche am besten zu dir, deinen Projekten und Arbeitsweise passen. Schon mit der Anwendung von produktiven Gewohnheiten, kannst du Aufgaben effektiver zu erledigen und gleichzeitig Stress zu minimieren. Zeitmanagement zielt darauf ab, dass du durch eine erhöhte Produktivität eine ausgewogene Work-Life-Balance erzielst. Das ist ganz entscheidend, denn nur so wirst du dein Zeitmanagement erfolgreich verbessern können.

Mit der Zeitanalyse Störfaktoren ganz leicht identifizieren

Um mögliche Störfaktoren in deinem Arbeitsalltag zu identifizieren bietet sich eine simple Zeitanalyse an. Über einen zweiwöchentlichen Zeitraum notierst du in einem Tool deiner Wahl (z.B. Evernote) deine täglichen Aufgaben und den Zeitaufwand. Die häufigsten Zeitdiebe lassen sich mit einfachen Tricks eliminieren:

Deaktivierung von Benachrichtungen

Es ist schwierig konzentriert zu arbeiten, wenn ständig das Telefon klingelt oder Chat-Benachrichtigungen am Desktop aufleuchten. Deshalb solltest du Benachrichtigungen während deiner „Fokusphase“ ausschalten. Setze deshalb für Kollegen und auch Kunden konkrete Zeitfenster, in welchem du für Anrufe erreichbar bist oder ungestört arbeiten möchtest.

E-Mails organisieren

Auch für deine E-Mails solltest du eine bestimmte Zeitspanne festlegen, um Ablenkung zu vermeiden. Es reicht vollkommen, zwei mal pro Tag in das eigene Postfach zu schauen und sich eine halbe Stunde Zeit für das Beantworten von E-Mails zu nehmen.

Prioritäten setzen

Weniger Stress und ein klarer Fokus: To-Do Listen sind nicht so banal, wie sie vielleicht klingen mögen. Schreibe alle deine Aufgaben für die anstehende Woche auf und ordne diese nach Priorität. Die wichtigsten Aufgaben solltest du auf deine produktivsten Tage legen. So hast du immer alles im Blick.

Meilensteine und Puffer planen

Mit einer sortierten To-Do Liste vermeidest du, Aufgaben zu vergessen oder diese in letzter Minute zu erledigen. Zudem ist es hilfreich, für wichtige Projekte Deadlines zu setzen und wöchentliche Meilensteine zu definieren. Vermeide zu knappes Zeitmanagement mit zusätzlich eingeplanten Zeitpuffern für spontane Aufgaben und Meetings.

In Pausen entspannen

Genauso wichtig wie Zeitpuffer sind deine täglichen Pausen. In diesen solltest du entspannen, den Kopf freikriegen und neue Kraft tanken. 

Gewohnheiten hinterfragen

Zeitmanagement Methoden gibt es heutzutage wie Sand am Meer. Dennoch solltest du nicht vorschnell Techniken oder Methoden anwenden, ohne vorher deine Gewohnheiten zu hinterfragen. Es ist wichtig, die eigenen Stärken und Schwächen zu erkennen, um die passenden Methoden und Tools für sich zu finden – denn nichts ist so individuell wie das eigene Zeitmanagement.

Diese Fragen solltest du dir stellen:

• Schiebst du fordernde Aufgaben vor dir her?
• Kommt es oft zu Unterbrechung und Ablenkung während deiner Aufgaben?
• Du übernimmst Aufgaben von Kollegen und machst mehrere Dinge gleichzeitig?

Nachdem du die Fragen ehrlich beantwortet hast, kannst du dich mit den verschiedenen Zeitmanagement Methoden vertraut machen. Hier gibt es einige Beispiele:

Richtig Priotitäen setzen: Das Eisenhower-Prinzip

Für eine effektive Arbeitsmethodik: Die Promodoro-Technik

Zeitaufwand minimieren: Das Pareto-Prinzip

Zum Abschluss es ist noch wichtig darauf hinzuweisen, dass die eine perfekte Zeitmanagement Methode nicht existiert. Je nach deinem Charakter und Arbeitsverhalten werden dir eventuell andere Methoden mehr zusagen als andere. Bei der Umsetzung deiner Zeitmanagement Methode lohnt sich auf jeden Fall ausprobieren. Nutze dein Potenzial und schaue über deinen Tellerrand hinaus.

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