Was ist Hot Desking? – Definition, Vorteile und Voraussetzungen

Was ist Hot Desking? – Definition, Vorteile und Voraussetzungen

4. Januar 2022 Coworking, New Work

Der europäische Trend der Büroraumverwaltung lässt sich einfach erklären: Mit Hot Desking ist eine Form der Organisation von Arbeitsplätzen gemeint. Mitarbeiter haben somit keine eigenen, festen Arbeitsplätze mehr im Unternehmen, sondern können sich täglich und ganz flexibel den passenden Arbeitsplatz wählen. Schreibtische zu teilen, soll laut mehreren Studien das kreative Denken und die Teamkommunikation enorm fördern.

Team Meeting 4 Persons

Als Equipment dient den Angestellten entweder der tragbare Laptop oder aufgestellte Computer. Durch Cloud-Telefonanlagen können Mitarbeiter ihre Rufnummer zu jedem Arbeitsplatz (auch außerhalb des eigenen Unternehmens) mitnehmen. So ist ein hybrides Arbeiten aus dem Homeoffice und am Unternehmensstandort jederzeit möglich.

Was sind die Vor- und Nachteile von Hot Desking?

Aus Unternehmensperspektive kann Desk Sharing eine große Kostenersparnis bedeuten und zur Effizienzsteigerung führen. Mit einer kleineren Bürofläche, die sich flexibel an den Bedarf anpasst, fallen weniger Ausgaben und Kosten wie Miete und Heizkosten an. Für Angestellte bringt Hot Desking eine ganz neue Flexibilität und Abwechslung der Arbeitszeitgestaltung und Arbeitsplatzwahl. Je nach täglich anfallenden Aufgaben kann der passende Arbeitsplatz gewählt werden – beispielsweise für die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten oder bestimmten Kollegen.

Two Monitors

Hot Desking ist trotz aller positiven Aspekte nicht immer das Richtige. Die Nachteile können beispielsweise ein hoher Stressfaktor sein, wenn der Schreibtisch täglich wechselt und es erschwert wird, eine Beziehung zu Kollegen aufzubauen. Gerade unter Mitarbeitern sind Teamgeist und Kommunikation jedoch essenziell. Viele Mitarbeiter kritisieren zudem die Unpersönlichkeit der leeren Schreibtische, an denen keine Individualität mehr zugelassen wird. Darunter leiden auch die Konzentration und die Produktivität.

Die Vor- und Nachteile von Hot Desking im Überblick

  • + Kostenersparnis
  • + Effizienzsteigerung
  • + Flexible Arbeitszeiten
  • + Abwechslung
  • – Potenzieller Stressfaktor
  • – Teamgeist leidet
  • – Geringere Konzentration und Produktivität
  • – Fehlender Rückzugsraum

Was sind die Voraussetzungen für Hot Desking?

Eine wichtige Voraussetzung ist ein gewisses Maß an Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten sowie der Arbeitsorte. Das können beispielsweise flexible Arbeitszeiten, Homeoffice oder mobiles Arbeiten sein. Zudem müssen Unternehmen technische Voraussetzungen für mobiles bzw. remote Arbeiten schaffen, um ortsunabhängigen Zugang zum Unternehmensnetzwerk und Daten zu gewährleisten.

Hot Desks bzw. Hot Desking ist für Unternehmen eine gute Wahl, wenn flexible Arbeitsmodelle an der Tagesordnung stehen und Mitarbeiter bereits regelmäßig das Homeoffice bzw. dritte Arbeitsorte (Coworking) nutzen. Durch die unterschiedlichen Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter, ist die bedarfsorientierte Nutzung von Schreibtischen ideal. Neben flexiblen Schreibtischen empfiehlt es sich, geschlossene Räume für die Zusammenarbeit von Teams zu schaffen. Meetings, Workshops und Besprechungen brauchen eine ungestörte Atmosphäre.

Welche Alternativen gibt es zum Hot Desking?

Das Activity Based Working (deutsch: „aktivitätenbasiertes Arbeiten“) kann von Unternehmen als Alternative oder Erweiterung zum Hot Desking genutzt werden. Angestellte können im Lauf des Tages flexibel ihren Arbeitsort passend zu den verschiedenen Aufgaben wählen. Für dieses Konzept stellen Unternehmen verschiedene Räume zur Verfügung, die für Teamarbeit, konzentriertes Arbeiten, Kundentermine oder Pausen genutzt werden.

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