Virtuelle Teams erfolgreich und effizient managen: So klappt’s mit der richtigen Führung

Virtuelle Teams erfolgreich und effizient managen: So klappt’s mit der richtigen Führung

3. März 2022 New Work

Durch neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice und New Work finden sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter in einer besonderen Situation wieder. Das flexible Arbeiten hat sich bereits bei einer Vielzahl von Unternehmen durchgesetzt und Möglichkeiten geschaffen, verteilt zu arbeiten. Die aktuelle Corona Pandemie und der Kampf um außergewöhnliche Talente hat dem Einsatz von virtuellen Arbeitsweisen zusätzlich einen starken Schub gegeben.

Video Call Laptop

Ob nun digitale Zusammenarbeit, Kommunikation oder Teammanagement – die Situation hat Führungskräfte und Mitarbeiter vor einige Herausforderungen gestellt, wenn beide Seiten nicht mehr persönlich vor Ort, sondern nur noch virtuell erreichbar sind. In unserem Artikel geben wir praktische Tipps für ein erfolgreiches Team-Management und wie du dein virtuelles Team richtig und effizient führst.

Mitarbeiter im Homeoffice: Besondere Herausforderungen meistern

Die Umstellung auf ungewohnte Strukturen und Arbeitsweisen im Homeoffice, kann für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen eine Herausforderung sein. Hier ist es wichtig, sich bewusst zu werden, dass diese anderen Arbeitsweisen gemeinsam gemeistert und eine klare Struktur etabliert werden muss. Schneller Austausch von Informationen oder die Verteilung von Aufgaben im Team kann genauso effizient und reibungslos ablaufen wie im gleichen Büro.

Tipps für die Arbeitsorganisation im Homeoffice

  • Aufstellung eines klaren Zeitplans für einzelne Mitarbeiter und das gesamte Team. Stellt gemeinsam klare Zeiten und Termine bezgl. Fokuszeit, Meetingzeit, Coffee-Break und Teamarbeit auf. Hierbei sollte auf gewohnte Termine und Abläufe der Mitarbeiter Rücksicht genommen werden.
  • Führungskräfte müssen sich jetzt mehr denn je um ein klares Projekt- und Zielmanagement kümmern. Mitarbeitern sollte zustehen, die eigenen Projekte auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu erledigen.
  • Auch die Grundlagen gilt es zu bedenken: Ein Trainingsteam kann alle Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Umstellung zu neuen Tools und virtueller Zusammenarbeit ungemein helfen.

Welche Herausforderungen begegnen Führungskräften bei der Führung von virtuellen Teams?

Regelmäßige Kommunikation und Empathie sind in der aktuellen Krisensituation von großer Bedeutung. Genau so ist eine klare Führung mit einem Spielraum für Vertrauen für alle Teammitglieder wichtiger denn je. Mitarbeiter im Homeoffice sollte nicht das Gefühl haben überwacht zu werden. Führungskräfte müssen sich im Klaren sein, dass im Homeoffice Abwesenheit nicht mit der erbrachten Leistung gleichzusetzen ist.

Team Strategy

Tipps für das erfolgreiche und effiziente Führen von virtuellen Teams

Für die Arbeitsorganisation virtueller Teams müssen Führungskräfte emphatisch führen können und eine klare Kommunikationsstrategie festlegen. Hierfür braucht es in verschiedenen Bereichen Regeln sowie eine klare Festlegung der Verantwortlichkeiten. Die aktuelle Krise verlangt jetzt mehr denn je, sich der eigenen Leadership Position bewusst zu werden und allen voran das Team-Gefühl zu stärken. Motiviere dein Team und zeige Mitgefühl bei der aktuellen Krisensituation.

New Leadership: Kommunikation wird persönlich und wertschätzend

Das virtuelle Arbeiten verlangt eine Änderung in der Kommunikation. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen sich bewusstwerden, dass alle Aufgaben und Anforderungen klar und möglichst detailliert kommuniziert und verteilt werden müssen. Führungskräfte sollten daher das eigene Team bei der Festlegung neuer Strukturen, Rollen und Aufgaben für die virtuelle Arbeit miteinbeziehen.

Direkten Austausch fördern

Führungskräfte müssen dem eigenen Team klar machen, dass es auch im Homeoffice die Möglichkeit gibt, sich direkt auszutauschen. Mitarbeiter können auf Kollaborationstools wie Teams zurückgreifen oder auch das Telefon nutzen. Für unklare Angelegenheit lohnt es sich meistens, das Teammitglied außerhalb der Fokuszeit kurz anzurufen, um den Sachverhalt schnell zu klären. Kollaborationstools ermöglichen zusätzlich auch einen Raum für informalen Austausch (ein Beispiel wäre hier der virtuelle Lunch-Break) sowie die Planung und Koordination von Aufgaben.

Green Office Women

Virtuelle Teammeetings mit klarer Agenda

Regelmäßige Teammeetings können beiden Seiten dabei helfen, sich besser auf die Strukturen der remote Arbeit einzulassen. Lege hierfür eine klare Agenda fest (zeitlich und inhaltlich) und dokumentiere die Arbeitsfortschritte sowie aktive Beiträge des Teams. Orientiere dich hierbei an folgendem Rahmen: Welches Medium wird genutzt (Telefon oder Videochat)?, Vorstellung der Aufgaben bzw. Status der einzelnen Teammitglieder, Wo gibt es Probleme? Wo wird Unterstützung benötigt? Welche Aufgaben liegen als nächstes an? Nutze am besten verschiedene Templates für die regelmäßigen Jour-Fix oder die Daily Calls. Dadurch sparen alle Teilnehmer wertvolle Zeit und können schneller erfassen, an welchem Punkt die Aufgaben aktuell stehen und wie weit das Team gekommen ist, wo es Probleme gab oder wo Unterstützung notwendig ist.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen

Im Team sollten sowohl Einzelaufgaben als auch gemeinsame Projekt-Aufgaben klar und detailliert festgehalten werden. Ein Projektmanagement Tool ist hierbei besonders hilfreich – Mitarbeiter können ihre Aufgaben selbstständig priorisieren und gemeinsame Deadlines im Blick behalten. Führungskräfte müssen jetzt die Eigenverantwortung und die Selbstständigkeit von Mitarbeitern stärken. Mit einem solchen Vertrauen in das Team lässt es sich auch einfacher den Überblick behalten.

Team video call

Virtuelle Teams effizient führen: Mit Detailarbeit zum Erfolg

Homeoffice und hybride Arbeitslösungen sind gekommen, um zu bleiben. Unternehmen müssen sich bewusstwerden, dass es auch nach der Pandemie eine neue Arbeitswelt mit neuen Herausforderungen und Anforderungen auf sie wartet. Dennoch sollten Führungskräfte nicht davor zurückschrecken, flexible Arbeitslösungen zu etablieren, nur weil es sich nicht sofort einrichten lässt.

Neben organisatorischen und technischen Herausforderungen ist es genauso wichtig, dass eigene Team effektiv und effizient zu führen müssen. Unsere Tipps und Hinweise machen das möglich, indem dein virtuelles Team schneller „arbeitsfähig“ ist. Hierbei ist ein ganz neuer Leaderhip Ansatz gefragt – denn das Führen virtueller Teams braucht Struktur und muss zudem zukunftsfähig sein.

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