So hältst du professionelle Videokonferenzen ganz einfach

2. Februar 2021 • Wachstum und Innovation

In der dynamischen Arbeitswelt arbeiten immer mehr Beschäftigte mobil oder von Zuhause aus. Bedingt durch die erneute Verschärfung des Lockdowns erleben Videokonferenzen erneut einen Aufschwung. Für viele Arbeitnehmer ist es deshalb erforderlich, Videokonferenzen einfach und professionell durchführen zu können. Forschungsergebnisse des Digital Verbands Bitkom zeigen, dass bereits 40% Prozent der deutschen Unternehmen auf Videokonferenzen und Online-Meetings setzen.

4 einfache Tipps, die du bei Videokonferenzen beachten solltest

Dennoch ist es nicht damit getan, die eigene Kamera und das Mikrofon einzuschalten. Damit du ganz einfach deine Videokonferenz professionell abhalten kannst, geben wir dir im folgenden Artikel fünf Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz.

Nutze die Testphase für wichtige Einstellungen

Überprüfe vor der Videokonferenz die Einstellungen. Viele Tools und Softwares blenden vor dem Betreten einer Videokonferenz einen Warteraum ein, in dem du ganz einfach deine Kamera und dein Mikrofon testen kannst. Wenn sich im Meeting bereits viele Teilnehmer aufhalten und miteinander diskutieren, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Dennoch solltest du stets einsatzbreit sein, um das Mikrofon schnell wieder einschalten zu können, sobald du mitreden möchtest.

Eine professionelle Umgebung schafft produktive Atmosphäre

Für eine professionelle und erfolgreiche Videokonferenz solltest du einen geeigneten Raum wählen. Vermeide Störungen durch andere Personen oder sonstige Hintergrundgeräusche. Achte zudem auf eine angenehme Raumbeleuchtung ohne direktes Gegenlicht und Sonnenlicht. Nicht zuletzt solltest du den passenden Winkel wählen, der dich in den Mittelpunkt stellt – eine einfarbige Wand ist für Videokonferenzen besonders geeignet.

Fokus, Fokus, Fokus

Auch wenn es verlockend sein mag, sich nebenbei E-Mails oder Aufgaben zu widmen, solltest du dies tunlichst vermeiden. Schalte deshalb am besten Benachrichtigungen von einkommenden E-Mails oder Nachrichten aus. So vermeidest du, dass du wichtige Inhalte des Meetings verpasst.

Die richtige Kommunikation

Gerade bei einer virtuellen Videokonferenz ist eine gründliche Vorbereitung wichtig. Erarbeite eine Agenda und lege die wichtigsten Dokumente an einem Ort ab, auf den alle Teilnehmer schnell zugreifen können. Halte die Aufmerksamkeit der Teilnehmer hoch, indem du diese direkt ansprichst und Rückfragen stellst. Mache dich mit der Videokonferenz Knigge vertraut – schaue direkt in die Kamera, lasse andere Teilnehmer ausreden und verzichte auf wilde Gestikulationen. Mit einem Follow-Up in Form eines Gesprächsprotokolls stellst du sicher, dass die Teilnehmer alle wichtigen Informationen erhalten.

Videokonferenzen einfach gemacht

Jedes Homeoffice hat seine Grenzen: Durch den richtigen Einsatz und eine sorgfältige Planung bieten virtuelle Meetings dennoch eine ideale Alternative zu Business Meetings vor Ort. Mit unseren Tipps werden Videokonferenzen ganz einfach zu deinen leichtesten Übungen. Im Homeoffice ist es unruhig und du suchst nach einer geeigneten Umgebung für dein Meeting? Bei SleevesUp! findest du an allen Standorten deutschlandweit voll ausgestattete Meetingräume.

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Elisa ist Online Marketing Managerin bei SleevesUp! Spaces. Besonders interessiert sie sich für New Work Themen und agile Arbeitsmethoden. Bei Fragen rund um das Thema Coworking und Büro, wende dich an hello@sleevesup.de!