Richtig Prioritäten setzen: Ab jetzt effektiv & zielorientiert arbeiten

Stehen gerade unglaublich viele Aufgaben und Meetings auf deiner To-Do-Liste? Kein Wunder, dass sich viele Menschen hier schon mal verzetteln und sich wünschen, sie hätten alles in einer anderen Reihenfolge angegangen. Du erkennst dich in dem Dilemma wieder? Keine Sorge, damit bist du nicht allein.

Oft fragt man sich, wie man den Berg an Aufgaben nun zum Ende der Woche eigentlich schaffen soll. Kollegen kommen dann oft mit einem gut gemeinten Rat um die Ecke: „Du musst Prioritäten setzen.“ Aber warum muss man das? Und wie arbeitet man Aufgaben nach Priorität ab? Im Folgenden helfen wir dir, endlich etwas zu verändern und die richtigen Prioritäten bei der Arbeit (oder auch im Leben) zu setzen.

Was genau bedeutet „Prioritäten setzen“?

Einfach erklärt heißt es, dass du deine gesamten Aufgaben in eine hierarchische Ordnung bringst. Dies geschieht am besten nach Dringlichkeit bzw. Nützlichkeit. Du arbeitest also zuerst die Punkte ab, welche besonders wichtig sind und widmest dich danach weiteren Aufgaben. Denn das hilft dir dabei, deine Zeit und deine Energie möglichst sinnvoll und effektiv einzusetzen.

Warum ist das so wichtig, fragst du dich? Ganz einfach: Wer richtig Prioritäten setzen kann, der hat den Weg zur Ziellinie des Erfolgs bereits erreicht. Mit den richtigen Prioritäten verrennst du dich nämlich nicht in kleinen und irrelevanten Aufgaben. Deine To-Do-Liste sinnvoll zu ordnen verhindert, dass du dich verzettelst und deine begrenzte Zeit und Energie verschwendest. Und zu guter Letzt kann die richtige Priorisierung von Aufgaben dir dabei helfen, Stress bei der Arbeit deutlich zu reduzieren, indem du zielorientiert und produktiv arbeitest. Toll, nicht?

„Durch die Priorisierung deiner Aufgaben setzt du ganz gezielt deine begrenzten Ressourcen für Projekte ein, welche besonders viel Zeit und Energie benötigen.“

4 Tipps, wie du erfolgreich Prioritäten setzt und diese auch einhältst

1. Selbstmanagement

Mache dir bewusst, wo deine Stärken und Schwächen liegen. Welche Aufgaben fallen dir besonders leicht oder schwer? Welche davon erfordern viel Zeit? Wann ist deine Fokus-Zeit, in der du am besten arbeiten kannst? Erst wenn du diese Fragen beantwortet hast, kannst du Prioritäten erfolgreich setzen.

2. Zeitmanagement

Zu einer effektiven Prioritätenlisten gehört auch ein effektives Zeitmanagement. Setze dir für deine Aufgaben also auch Deadlines und kalkuliere hierbei ein großzügiges Zeitpuffer ein. So setzt du dich nicht unnötig unter Druck, wenn alles mal etwas langsamer voran geht.

3. Prioritäten Liste

Je nach Tätigkeitsbereich lohnt es sich, neben einer täglichen To-Do Liste auch eine Woche bzw. Monatsliste für deine Prioritäten zu pflegen. So behältst du die wirklich wichtigen Aufgaben immer im Blick und hast danach noch Zeit für kleinere bzw. nicht so relevante Aufgaben. Achte stehts darauf, dass du dich nicht mit „belanglosen“ Dingen beschäftigst.

4. Verantwortung

Teamwork ist in der heutigen Arbeitswelt wichtig und eine tolle Eigenschaft. Vergiss dabei aber nicht deine eigenen To-Do’s und sag auch mal „Nein“, wenn du keine Kapazität mehr aufbringen kannst. Deine Aufgaben, deine Priorisierung – lass dir also von anderen nicht hineinreden.

Mit dieser Methode setzt du Prioritäten richtig

Bevor wir dich mit unzähligen Methoden überhäufen, stellen wir dir unserer Meinung nach die effektivste Methode vor: Die Covey Matrix. Diese besteht aus vier Feldern und hilft dir, Aufgaben und Projekte nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. In dem ersten Feld notierst du, welche Aufgaben wichtig und dringend zugleich sind. In das zweite Feld schreibst du, was wichtig, aber nicht dringend ist. Das dritte Feld ist für Aufgaben da, welche nicht wichtig, aber dennoch dringend sind. Im letzten Feld schreibst du die Aufgaben rein, welche nicht wichtig und nicht dringend sind.

Diese Methode hilft dir dabei, herauszufinden, welche Aufgaben du in naher Zeit erledigen solltest und welche eine eher niedrige Priorität haben.

Das richtige Setzen von Prioritäten kann dir dabei helfen, Ordnung ins Chaos zu bringen. Sie können Klarheit im Beruf aber auch im Alltag schaffen und bringen ein Stück Sicherheit zurück. Du kannst dich also auf die relevanten Dinge konzentrieren und verhinderst unnötige „Umwege“, die dir Zeit und Energie rauben. Und das führt wiederum zu mehr Selbstbestimmung und Zufriedenheit in deinem Leben.

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