Remote Zusammenarbeit bei Lemona: Unsere 5 größten Learnings
Wir sind super happy, dir unseren neuen New Work Partner Lemona vorzustellen. In diesem Gastartikel erfährst du alles über Remote Zusammenarbeit und wie sie dir dabei helfen, deine Arbeitsweise noch flexibler zu gestalten. Freue dich auf spannende Insights und coole Ideen!
In einer zunehmend globalisierten und vernetzten Welt ist die Fähigkeit, remote zu arbeiten, zu einer wesentlichen Kompetenz für Unternehmen geworden. Bei Lemona, der ersten Plattform für flexible Arbeitsorte in Europa haben wir ein internationales Team aufgebaut das in verschiedenen Städten wie Wien, Stockholm, Amsterdam und Bremen erfolgreich zusammenarbeitet. In diesem Artikel teilen wir detaillierte Einblicke und bewährte Praktiken, die uns helfen, die Herausforderungen der Remote-Arbeit zu meistern.
1. Regelmäßige und strukturierte Meetings
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in jedem Team, besonders jedoch bei Remote-Arbeit. Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind, setzen wir bei Lemona auf eine Reihe von regelmäßigen und strukturierten Meetings:
Wöchentliche Team-Meetings: Einmal pro Woche treffen wir uns für eine längere Sitzung, in der wir detailliert auf Projekte eingehen, strategische Entscheidungen treffen und die Fortschritte der letzten Woche besprechen. Diese Meetings bieten die Gelegenheit, tiefere Einblicke in die laufenden Arbeiten zu gewinnen und sicherzustellen, dass alle Teams synchronisiert sind.
Monatliche Retrospektiven: In diesen Meetings blicken wir auf den vergangenen Monat zurück, feiern Erfolge und identifizieren Verbesserungspotenziale. Dieser Rückblick ist ein wertvolles Werkzeug, um kontinuierlich aus Erfahrungen zu lernen und die Teamdynamik zu stärken.
Ad-hoc-Meetings: Manchmal erfordern dringende Themen sofortige Aufmerksamkeit. Für solche Fälle haben wir flexible Ad-hoc-Meetings eingeführt, die kurzfristig angesetzt werden können, um schnell auf wichtige Entwicklungen reagieren zu können.
Diese regelmäßigen Check-ins minimieren den E-Mail-Verkehr und helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Sie schaffen eine stabile Kommunikationsstruktur, die uns ermöglicht, effektiv und effizient zu arbeiten.
2. Effektive Nutzung von Technologie
Die Wahl der richtigen Tools ist entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit. Bei Lemona haben wir eine Kombination aus verschiedenen Plattformen eingeführt, die unsere Arbeitsprozesse unterstützen:
Projektmanagement-Tools: Wir nutzen eines der gängigen Projektmanagment-Tools, um Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Diese Plattformen ermöglichen es uns, Projekte in überschaubare Aufgaben zu unterteilen, Fristen zu setzen und den Status jeder Aufgabe zu überwachen. Durch die visuelle Darstellung des Arbeitsfortschritts können wir Engpässe schnell identifizieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen ohne ständig in direkter Kommunikation zu stehen.
Kommunikationsplattformen: WhatsApp und Microsoft Teams sind unerlässlich für unsere tägliche Kommunikation. Diese Tools bieten nicht nur Chat-Funktionen, sondern auch die Möglichkeit, Dateien zu teilen, Anrufe zu tätigen und integrative Apps zu nutzen. Wir haben spezifische Kanäle für verschiedene Projekte und Teams eingerichtet, um die Kommunikation zu strukturieren und sicherzustellen, dass wichtige Informationen schnell und effizient ausgetauscht werden können.
Dokumentenmanagement: Microsoft OneDrive ist unser Haupttool für das Speichern und Teilen von Dateien. Durch die Cloud-Speicherung haben alle Teammitglieder jederzeit und von überall aus Zugriff auf die benötigten Dateien. Die Echtzeit-Kollaborationsfunktionen dieser Tools ermöglichen es uns, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, was die Effizienz erheblich steigert.
Durch diese Tools können wir nahtlos zusammenarbeiten, unabhängig davon, wo sich jeder Einzelne befindet. Die Technologie ermöglicht es uns, geografische Barrieren zu überwinden und als einheitliches Team zu agieren.
3. Flexibilität und Vertrauen
Remote Arbeit erfordert ein hohes Maß an Vertrauen und Flexibilität. Bei Lemona hat jedes Teammitglied die Freiheit, die Arbeit so zu gestalten, dass sie ihre beste Leistung erbringen können:
Flexible Arbeitszeiten: Jede:r kann seine Arbeitszeiten an seinen persönlichen Rhythmus und seine Zeitzone anpassen. Dies ermöglicht es unseren Teammitgliedern, ihre Arbeit mit ihren persönlichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen und in den Zeiten zu arbeiten, in denen sie am produktivsten sind. Wir haben jedoch Kernzeiten festgelegt, in denen alle verfügbar sein sollten, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Ergebnisorientiertes Arbeiten: Wir konzentrieren uns auf Ergebnisse statt auf Arbeitsstunden. Es ist wichtiger, dass Aufgaben erledigt werden, als starr an Zeitpläne gebunden zu sein.
Vertrauensvolle Kultur: Wir legen großen Wert darauf, eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit zu pflegen. Regelmäßiges Feedback, transparente Kommunikation und die Anerkennung von Leistungen sind integrale Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Dies schafft ein Umfeld, in dem sich jeder sicher und unterstützt fühlt.
Diese Flexibilität fördert die Zufriedenheit und Produktivität unseres Teams. Durch das Vertrauen und die Fokussierung auf Ergebnisse schaffen wir ein Arbeitsumfeld, das auf die individuellen Bedürfnisse und Stärken jedes Einzelnen eingeht. Diese Kultur in unserem kleinen Team von 5 Personen in nur einem Jahr aufgebaut zu haben macht uns sehr stolz.
4. Förderung von Deep Work
Deep Work, ein Konzept, das sich auf konzentrierte und ungestörte Arbeitsphasen bezieht, ist für uns besonders wertvoll. Wir versuchen diese Zeitblöcke zu fördern indem wir:
Intro Workshop: Wir hatten als Team einen Workshop mit einem externen Coach, die uns das Konzept Deep Work beigebracht hat und uns direkt mit der Umsetzung geholfen hat. Dieser gemeinsame Start war enorm wichtig und hat uns alle auf den gleichen Wissensstand gebracht.
Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten: Danach haben wir Zeitblöcke festgelegt, in denen keine Meetings stattfinden und die Kommunikation auf das Nötigste beschränkt ist. Diese Phasen sind für intensive, fokussierte Arbeit reserviert.
Unterbrechungsfreie Zonen: Unsere Mitarbeiter werden ermutigt, sich in bestimmten Zeiten komplett von Kommunikationsplattformen abzumelden, um ungestört arbeiten zu können. Dies hilft, Ablenkungen zu minimieren und die Produktivität zu maximieren.
Rituale zur Fokussierung: Kleine Rituale wie das Setzen eines Timers, das Schließen von nicht benötigten Tabs und das Hören von Konzentrationsmusik können helfen, in den Deep-Work-Modus zu gelangen und die Arbeitsqualität zu verbessern.
Durch die Förderung von Deep Work schaffen wir es minütliche Notifications für kurze Zeit außen vor zu lassen um uns einmal konkret zu konzentrieren und erfolgreich produktiv zu sein.
5. Transparente und Effektive Kommunikation
Eine klare und offene Kommunikation ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Remote-Teams. Bei Lemona legen wir großen Wert auf Transparenz und die effektive Vermittlung von Informationen:
Kommunikationsrichtlinien: Wir haben klare Richtlinien für die Kommunikation im Team definiert, die sowohl die formellen als auch die informellen Kommunikationswege abdecken. Diese Richtlinien helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
Feedback: Eine offene Feedback-Kultur ermöglicht es uns, kontinuierlich zu lernen und uns zu verbessern. Regelmäßiges, konstruktives Feedback ist ein zentraler Bestandteil unserer Arbeitsweise. Wir ermutigen alle, sowohl positives als auch negatives Feedback zu geben und anzunehmen, um ein Klima des Vertrauens und der ständigen Verbesserung zu schaffen.
Dokumentation und Wissensmanagement: Eine umfassende Dokumentation unserer Arbeitsprozesse und Projekte stellt sicher, dass Wissen leicht zugänglich ist und neue Mitarbeiter:innen schnell eingearbeitet werden können. Wir nutzen Wikis, gemeinsame Dokumente und spezialisierte Software für das Wissensmanagement, um unser kollektives Wissen zu speichern und zu teilen.
Durch diese Maßnahmen schaffen wir eine Umgebung, in der sich jede:r gehört und informiert fühlt.
6. Virtuelle Büroräume und soziale Interaktionen
Eine große Herausforderung der Remote-Arbeit ist häufig das Gefühl der Isolation von einzelnen Teammitgliedern und den immer mehr verschwimmenden Grenzen zwischen ‘Home’ und ‘Office’. Bei Lemona setzen wir deshalb auf virtuelle Büroräume und flexible Arbeitsplätze für unsere Mitarbeiter:innen vor Ort:
Virtuelles Coworking: Wir haben einen virtuellen Arbeitsraum, in den man sicher jederzeit einloggen kann. Manchmal ist man gleichzeitig dort und kann somit virtuell zusammenarbeiten. Dabei arbeitet man teilweise stundenlang stumm vor sich hin oder man hilft sich gegenseitig bei akuten Problemen oder es entsteht eine spontane Brainstorming Session. Alles ist möglich, nichts muss. Dieser virtuelle Raum ermöglicht es uns, uns gegenseitig zu unterstützen und auszutauschen. Ganz ohne vorgegebene Zeiten oder Strukturen.
Flexible Arbeitsräume: Wir organisieren nicht nur für unsere Kunden flexible Arbeitsräume sondern arbeiten dort auch selbst. Alle unsere Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit vor Ort in ihrer Stadt einen Tisch, Raum oder Büro zu besuchen um zu arbeiten. Manche nutzen es mehr, manche weniger und manche probieren alle paar Wochen ein neues Space aus um ihn für Lemona zu testen und manche bleiben immer am selben Ort. So bekommt Lemona für alle eine haptische Dimension und wir wissen genau wieso wir bestimme Arbeitsplätze auf unserer Plattform für flexible Arbeitsräume empfehlen 😉
Durch die Schaffung virtueller Büroräume und die Förderung sozialer Interaktionen vor Ort mit anderen Menschen, Teams und Unternehmen, stellen wir sicher, dass sich unsere Mitarbeiter:innen trotz der physischen Distanz mit Lemona verbunden und unterstützt fühlen.
Die remote Zusammenarbeit bei Lemona zeigt, dass geografische Entfernung kein Hindernis für erfolgreiche Teamarbeit sein muss. Mit klarer Kommunikation, den richtigen Tools, Flexibilität, virtuellen und echten Arbeitsräumen, einem Fokus auf mentale Gesundheit und der Förderung von Eigenverantwortung schaffen wir eine Umgebung, in der jeder sein Bestes geben kann. Diese Tipps und Tricks können auch anderen Unternehmen helfen, ihre remote Arbeitsweise zu verbessern und ein starkes, vernetztes Team zu schaffen.
Durch die Anwendung dieser Best Practices können Unternehmen die Herausforderungen der Remote-Arbeit meistern und die Vorteile voll ausschöpfen. Ich bin der festen Überzeugung, dass die richtige Balance aus Struktur, Flexibilität und Unterstützung der Schlüssel zu einer erfolgreichen und produktiven Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg ist.