Der digital Workplace als Voraussetzung für flexibles Arbeiten

Der digital Workplace als Voraussetzung für flexibles Arbeiten

31. Mai 2021 Unkategorisiert

Gastbeitrag DMSFACTORY) Du wirst jetzt vermutlich denken: „Digital arbeiten? Mach ich doch, ich schreibe doch nur noch Mails und verschicke Rechnungen als PDF“. Und ja, vieles passiert bereits digital: Wir schreiben Texte in Textbearbeitungsprogrammen, suchen Informationen im Internet und nutzen E-Mails für die interne und externe Kommunikation. Doch zum Digital Workplace gehört weitaus mehr!

Warum jetzt ein digital Workplace?

Das papierlose Büro ist heutzutage eine wichtige Voraussetzung für den Digital Workplace und dafür, zukunftsgerichtet, prozessoptimiert und ressourcensparend im Sinne des Unternehmensziels arbeiten zu können. Und die Vorteile des Digital Workplace sind vielfältig. Zum einen haben wir den ökologischen Aspekt, denn Papier wird größtenteils aus Holz gewonnen. Durch die digitale Arbeit sparen wir Papier und tragen zur Schonung wertvoller Ressourcen bei. Und da das Umweltbewusstsein immer mehr in den Vordergrund tritt, wird auch die ressourcenschonende Arbeit immer mehr von der Kür zur Pflicht für Unternehmen, um sich verantwortungsvoll zeigen zu können.

Dann haben wir den ökonomischen Aspekt. Die Arbeit mit papierbasierten Unterlagen ist langsam und kann zu ungenauen Daten führen, denn Papierunterlagen bleiben gerne mal liegen und die händische Übertragung von Daten ist fehleranfällig. Entscheidungen werden deutlich schneller getroffen, wenn die Informationen quasi auf Knopfdruck vorliegen. Fristen werden eingehalten und auch Prozesse wie die Verarbeitung eingehender Rechnungen werden durch die digitale Bearbeitung nicht nur verkürzt, sondern auch transparenter gestaltet. Durch die digitale Arbeit lassen sich auch gesetzliche Vorschriften wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen und auch die DSGVO einfacher einhalten.

Das papierloses Büro

Die Basis des Digital Workplace ist eine zentrale Plattform, welche alle Dokumente und Daten in sich vereint und den Zugriff von überall aus ermöglicht. Ein Enterprise-Content-Management-System bietet beispielsweise mit seinen vielfältigen Funktionen die perfekte Lösung zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und die zentrale Organisation der Dokumente, Daten und Informationen. Dabei sorgt es dafür, dass alle Dokumente und Informationen sicher – gemäß aller internen und externen Vorgaben – aufbewahrt und processed werden. Moderne ECM-Anwendungen können andere Systeme wie zum Beispiel CRM- und ERP-Systeme an sich anschließen und die dort vorhandenen Daten zentral abbilden und auch mit weiteren Unterlagen verknüpfen. Das Ergebnis ist eine Single-Source-of-Truth. Also eignet sich die Einführung eines ECM perfekt für den ersten Schritt in Richtung papierlosem Büro. Doch die Umsetzung des Digital Workplace sollte auf jeden Fall Teil der ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie des Unternehmens sein und sich nicht nur auf einzelne Bereiche konzentrieren.

Das alles klingt jetzt deutlich komplizierter, als es letztendlich ist. Eine gute Vorbereitung ist, wie immer, auch hier die halbe Miete! Wenn du dich zur Vorbereitung umfassend mit dem Thema beschäftigst und unsere acht Schritte zum Digital Workplace berücksichtigst, steht deiner digitalen Zukunft nichts mehr im Wege! Packe es an! Nutze den Schwung der Digitalisierung und profitiere von überall verfügbaren Informationen, die das Arbeiten außerhalb des Büros deutlich erleichtern. Die Basis dafür liefert ein genauer Plan für die Umsetzung, die offene interne Kommunikation und die Schulung der Mitarbeiter. So steht auch deinem Digital Workplace nichts im Wege.

In 8 Schritten zum digital Workplace

Das Projektteam definieren

Erstelle für das gesamte Projekt ein Team, das sich um die Konzeption, die Betreuung und die Zeit nach der Einführung des Digital Workplaces kümmert. Achte dabei darauf, dass das Projekt Management Attention benötigt. Außerdem sollte mindestens ein Kollege aus der IT und mindestens ein Vertreter der zukünftigen Anwender der neuen Software-Lösung mit im Team sein, um alle Interessen abzudecken.

Die Projekt-Planung

Gerade die Vorbereitung benötigt viel Zeit, die sich aber dann in der Umsetzung bezahlt macht. Setz dir also zuerst einen realistischen Zeit- und Budgetrahmen und such dir dabei gerne auch Hilfe bei einem Unternehmen, das bereits mit solchen Projekten Erfahrung gesammelt hat. Außerdem raten wir immer: Lieber einmal Geld in die Hand nehmen und alles richtig machen, anstatt auf „halbgare“ Lösungen zu setzen. Dabei haben wir oft mitbekommen, dass nach etwas Zeit die Erkenntnis kommt, dass die gewählte Lösung doch nicht reicht und man nochmal von vorne beginnen muss.

Die Wahl des passenden ECM

Das passende ECM bietet dir die Basis für den Digital Workplace. Achte bei der Wahl darauf, dass das ECM skalierbar ist und sich unkompliziert auf andere Abteilungen und Anwendungsfälle erweitern lässt. Weitere Punkte sind die Nutzung sogenannter Metadaten für das Management der Inhalte, die einfache Vergabe von Zugriffsrechten, anpassbare Workflows für die Abbildung von Prozessen und eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche.

Intern Aufmerksamkeit erzeugen und aufklären

Nun geht es darum, die zukünftigen Anwender darüber zu informieren, was sich genau für sie ändern wird. Gehe dabei auf die Bedenken der Anwender ein und zeige ihnen die Vorteile anhand konkreter Beispiele. Dieser Punkt beinhaltet ein umfassendes Change-Management, offene interne Kommunikation und das Training der Anwender, damit diese perfekt vorbereitet sind und keine Bedenken haben.

Vorhandene Prozesse überdenken und optimieren

Durch die Einführung des Digital Workplaces stehst du vor der Chance, sämtliche bereits etablierte Prozesse einmal zu überdenken, bevor diese in den digitalen Raum übertragen werden, anstatt sie 1:1 zu digitalisieren.

Der Feinschliff und die Konfiguration des ECM

Nun geht es an die Konfiguration des ECM. Suche dir hierfür am besten einen Experten, der sich genau mit deinen Bedürfnissen auseinandersetzt. Behalte immer im Kopf, dass auch hierbei weniger mehr ist! Es geht nicht darum, die neue Anwendung mit tausenden Features zu überladen, die am Ende keiner nutzt. Konzentriere dich lieber auf die größten Pain Points der täglichen Arbeit. Später kann die Anwendung immer noch ausgebaut werden, nämlich dann, wenn es wirklich notwendig ist.

Die Umsetzung des Projektes

Endlich ist es so weit, der Digital Workplace hält Einzug in dein Unternehmen. Dabei profitierst du nun von der ausführlichen Vorbereitung. Ein deutlich kommuniziertes Ziel und die informierten zukünftigen Anwender dienen als Basis für die erfolgreiche Einführung des Digital Workplaces. Alle sind bereit für die neue Art des Arbeitens!

Die Nachbereitung

Ist die neue Lösung nun eingeführt, so geht es an die Nachbereitung. Hole regelmäßig Feedback der Anwender ein und optimiere die Anwendung entsprechend der Rückmeldungen. Die Umstellung hin zum Digital Workplace ist ein andauernder Prozess. Denke immer daran: Es ist nicht mit der Einführung einer neuen Software getan und findet auch nicht nur in der IT-Abteilung statt, sondern hat Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.

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