Das Open Space Office: Effizientes Arbeiten im modernen Büroumfeld
Karg, laut und beengend: Das Großraum-Büro ist für viele Arbeitnehmer der Alptraum schlechthin. Gut, dass dieser bald vorbei sein könnte. In der neuen Arbeitswelt weichen traditionelle Büros mit hektischer und unruhiger Umgebung zunehmend einem neuen Konzept: dem Open Space Office.
Das Open Space Office Konzept unterteilt dabei Arbeitsräume in verschiedene Funktionsbereiche. Ähnlich wie bei modernen Coworking Spaces gibt es Räumlichkeiten für Fokus-Arbeit (Einzelarbeit), Gruppenprojekte, Meetings und Pausenzeiten. Viele Unternehmen erweitern dieses Konzept noch um das Hot-Desking, bei dem auf feste Schreibtische verzichtet wird. Durch diese Flexibilität können Mitarbeiter jeden Tag frei wählen, welche Arbeitsräume zum aktuellen Projekt passen.
Dieser Büro-Trend ist eine klare Reaktion auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen wie Google und Microsoft, die Kollaboration, Flexibilität und Effizienz ihrer Mitarbeiter in den Fokus stellen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das Open Space Konzept, welche Vorteile es hat und wie es in der Praxis für Unternehmen aller Größen funktionieren kann.
Dieser Büro-Trend ist eine klare Reaktion auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen.
1. Wo hat das Open Space Konzept seinen Ursprung?
Der Begriff „Open Space“ wurde erstmals vom deutschen Architekten Friedrich von Borries geprägt. Die Idee dahinter war es, eine flexible Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Zusammenarbeit und den Informationsfluss fördert. Das Konzept gewann in den 1990er Jahren an Popularität und wurde zum festen Bestandteil moderner Arbeitsplatzgestaltung. Oftmals bezieht sich der Begriff „Open Space“ auch auf eine Konferenzgestaltungsmethode, bei der Selbstorganisation und Selbstverantwortung im Vordergrund stehen. In der neuen Arbeitswelt sind das wichtige Fähigkeiten, die Mitarbeiter lernen müssen zu meistern. Die Open Space Büros sollen mit ihren offenen Räumlichkeiten eine offene Kommunikation und selbstorganisiertes Arbeiten unterstützen.
2. Wie kann man das Büro Open Space aufrüsten?
Obwohl das Open Space Büro auf dem Großraumbüro Konzept basiert, passt es sich deutlich besser an die Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitern an. Durch die verschiedenen Arbeitsplatz-Bereiche für Einzelarbeit, Meetings und Kollaboration und weitere Bereiche für Begegnung und Pausen finden Mitarbeiter geeignete Räumlichkeiten für ihre Arbeit. Wenn dein Unternehmen das Büro in ein Open Space Office umwandeln möchte, gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Aufrüstung. Hier sind einige Vorschläge zur Durchführung:
➔ Ein Büro für konzentrierte Einzelarbeiten: Einige Mitarbeiter benötigen für ihre Aufgaben einen ruhigen Arbeitsplatz. Es ist ratsam, separate Bereiche mit Schreibtischen, Stühlen und technischem Zubehör einzurichten, um ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen. Mitarbeiter können ihre mobilen Geräte wie Laptops und Tablets einfach an Monitoreinrichtungen anschließen, um komfortabler zu arbeiten.
➔ Meetingräume für Gruppenarbeiten: Schaffe moderne Meeting- und Konferenzräume, die mit bequemen Sitzgelegenheiten und Tischen ausgestattet sind. Hier können Ideen ausgetauscht und kreative Lösungen entwickelt werden. Auch Kundenmeetings bieten sich in den Bereichen ideal an. Für erfolgreiche Brainstormings und Präsentationen solltest du die passende Moderationstechnik bereitstellen. Flipcharts, Stift, Whiteboards und Fernseher fördern den gegenseitigen Austausch.
➔ Ein Lounge-Bereich als gemeinsamer Treffpunkt: Schaffe einen offenen und einladenden Gemeinschaftsbereich, in dem Mitarbeiter sich treffen, entspannen und informelle Gespräche führen können. Dieser Raum kann mit Sofas, Tischen und einer Küchenzeile ausgestattet werden, um den sozialen Austausch zu fördern.
➔ SleevesUp! Tipps: Das Open Space Office kann um verschiedenen Raum-Ideen erweitert werden. Für eine produktive Arbeitsatmosphäre bietet es sich an, störende Ablenkungsquellen wie Drucker, Scanner und Kopierer in einen separaten Raum zu „verbannen“. Um unterschiedliche Arbeits- und Rückzugsmöglichkeiten zu fördern kannst du Räume mit verschiedenen Sitzgelegenheiten ausstatten. Aktuelle Studien haben bewiesen, dass die Produktivität verbessert werden kann, wenn Mitarbeiter ihre Arbeits-Positionen wechseln – zudem ist es auch gut für die Gesundheit, da es Rücken- und Nackenschmerzen vorbeugt.
3. Was darf in einem Open Space Office nicht fehlen?
Um ein effektives Open Space Office zu schaffen, sollten bestimmte Elemente nicht fehlen:
- Ausreichende Beleuchtung: Helle und gut beleuchtete Räume fördern die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
- Ergonomische Möbel: Komfortable und ergonomische Stühle und Tische tragen zur Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.
- Technische Ausstattung: Stellen Sie sicher, dass das Büro über eine zuverlässige Internetverbindung, ausreichend Steckdosen und moderne Technologie verfügt, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen.
- Pflanzen und natürliche Elemente: Grünflächen und Pflanzen tragen zur Verbesserung der Luftqualität und des allgemeinen Wohlbefindens bei.
SleevesUp! Tipp: Eine Büro-Knigge kann für introvertierte und extrovertierte Mitarbeiter gleichermaßen hilfreich sein. Stell klare Knigge-Regeln auf, zum Beispiel: Kein lautes Telefonieren in offenen Bereichen. 🙂
4. Vorteile eines Open Space Büros
Ein Open Space Office bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeiter:
4.1 Kurze Kommunikationswege: Durch die offene Büroumgebung können Mitarbeiter schnell und einfach miteinander kommunizieren und Ideen austauschen.
4.2 Gruppendynamik: Ein Open Space fördert die Zusammenarbeit und den Teamgeist, da Mitarbeiter direkt miteinander interagieren können.
4.3 Informationsfluss: In einem Open Space Office ist es einfacher, Informationen und Neuigkeiten im Unternehmen zu teilen, da die Kommunikation offen und transparent ist.
4.4 Geringere Kosten: Open Space Büros erfordern weniger Platz und können kosteneffizienter sein als traditionelle Bürokonzepte.
4.5 Flexibilität: Die offene Gestaltung eines Open Space ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an Veränderungen anzupassen und den Arbeitsbereich an die aktuellen Bedürfnisse anzupassen.
5. Nachteile von offenen Büros
Obwohl Open Space Büros viele Vorteile bieten, gibt es auch einige potenzielle Nachteile:
- Lärm und Ablenkungen: Die offene Umgebung kann zu mehr Geräuschen und Ablenkungen führen, was sich negativ auf die Konzentration und Produktivität einiger Mitarbeiter auswirken kann.
- Mangelnde Individualität: Die Standardisierung des Arbeitsplatzes in einem Open Space Office kann dazu führen, dass Mitarbeiter ihre persönlichen Arbeitsumgebungen nicht individuell gestalten können.
- Konfliktpotenzial: Die Nähe und der enge Kontakt unter den Mitarbeitern können zu Konflikten oder Spannungen führen, wenn nicht angemessen damit umgegangen wird.
Trotz dieser potenziellen Nachteile können die Vorteile eines Open Space Büros bei guter Planung und Umsetzung überwiegen. Unternehmen sollten die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und flexible Lösungen anbieten, um die Effizienz und das Wohlbefinden aller zu fördern. Insgesamt bietet ein Open Space Office eine moderne Arbeitsumgebung, die die Zusammenarbeit, Kreativität und Effizienz fördert. Indem Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter und die Anforderungen ihrer Arbeitsprozesse berücksichtigen, können sie ein erfolgreiches Open Space Office schaffen und die Vorteile dieses Konzepts optimal nutzen.
FAQ Open Space Büro
Ein Open Space Büro bietet eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit, eine flexiblere Nutzung des Arbeitsraums und eine offenere Unternehmenskultur. Allerdings kann es auch zu erhöhter Geräuschkulisse und Ablenkungen führen. Einige Mitarbeitende bevorzugen mehr Privatsphäre. Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse zu berücksichtigen und Lösungen für die Herausforderungen zu finden.
Um die Privatsphäre in einem Open Space Büro zu gewährleisten, können Rückzugsbereiche oder Besprechungsräume für vertrauliche Gespräche eingerichtet werden. Schallschutzmaterialien können verwendet werden, und Mitarbeitende können Kopfhörer tragen, um Geräusche zu reduzieren. Kommunikationsregeln können helfen, die Lärmbelastung zu minimieren.
Um konzentriert in einem Open Space Büro zu arbeiten, können individuelle Strategien wie das Tragen von Kopfhörern zur Geräuschreduzierung, die Einrichtung eines persönlichen Arbeitsbereichs und das Festlegen von Regeln für ungestörte Arbeitsphasen hilfreich sein. Zeitmanagement-Techniken wie das Pomodoro-Prinzip können ebenfalls nützlich sein.
Ein gut gestaltetes Open Space Büro kann die Produktivität durch verbesserte Kommunikation, erhöhte Zusammenarbeit und einen schnelleren Informationsfluss fördern. Allerdings kann eine erhöhte Ablenkung zu einer Beeinträchtigung der Produktivität führen. Es ist wichtig, einen ausgewogenen Ansatz zu finden, der sowohl Zusammenarbeit als auch konzentriertes Arbeiten ermöglicht.
Um die Geräuschkulisse in einem Open Space Büro zu reduzieren, können schallabsorbierende Materialien wie Teppiche, Vorhänge oder Akustikpaneele verwendet werden. Das Aufstellen von Pflanzen kann ebenfalls helfen, den Schall zu absorbieren. Kopfhörer können individuell genutzt werden, um sich von Umgebungsgeräuschen abzuschotten.
Ja, es gibt eine Vielzahl von Studien und Forschungsergebnissen zum Thema Open Space Büro. Diese untersuchen die Auswirkungen auf die Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit, Kommunikation und Gesundheit. Es ist ratsam, sich auf anerkannte wissenschaftliche Quellen und Fachliteratur zu beziehen, um fundierte Erkenntnisse zu erhalten.
Bei der Einrichtung eines Open Space Büros können verschiedene Ideen umgesetzt werden. Dazu gehören die Schaffung von verschiedenen Zonen für Teamarbeit, konzentriertes Arbeiten und informelle Gespräche. Flexible Möbel und modulare Arbeitsbereiche ermöglichen eine Anpassung an unterschiedliche Bedürfnisse. Helle Farben und natürliche Materialien können eine angenehme Atmosphäre schaffen.
Die Zusammenarbeit und Kommunikation in einem Open Space Büro kann durch regelmäßige Team-Meetings, den Einsatz digitaler Kommunikationstools, die Förderung offener Kommunikation und Teamarbeit sowie die Schaffung von Gemeinschaftsbereichen wie Cafeterias oder Aufenthaltsräumen verbessert werden. Es ist wichtig, eine offene und kooperative Unternehmenskultur zu fördern.
Die Bürogestaltung kann eine wichtige Rolle bei der Förderung von Kreativität in einem Open Space Büro spielen. Durch die Schaffung inspirierender Arbeitsumgebungen, das Einbeziehen von Kunst und Farben sowie die Bereitstellung von Flexibilität und Komfort können Mitarbeitende motiviert werden, kreative Ideen zu entwickeln und Innovationen voranzutreiben.
Die Reaktionen von Mitarbeitenden auf die Einführung eines Open Space Büros können variieren. Einige begrüßen die Möglichkeit zur verbesserten Zusammenarbeit, während andere möglicherweise Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre oder der Geräuschkulisse haben. Eine umfassende Kommunikation, Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Gestaltungsprozess und die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse können dazu beitragen, eine positive Einstellung und Akzeptanz zu fördern.
Elisa Kis
Elisa ist Online Marketing Managerin bei SleevesUp! Spaces. Besonders interessiert sie sich für New Work Themen und agile Arbeitsmethoden. Bei Fragen rund um das Thema Coworking und Büro, wende dich an hello@sleevesup.de!