6 Tipps zur Datensicherheit in Coworking Spaces

(Interviewreihe) Coworking Spaces werden bei vielen Freelancern und Startups immer beliebter. Neben flexiblen Laufzeiten und Kosteneinsparungen ist auch das Netzwerken mit anderen Coworkern ein großer Vorteil. Doch wie sieht es mit den beiden Themen Datenschutz und Datensicherheit aus? Gerade Großunternehmen haben großes Bedenken, ob in Bürogemeinschaften eine hohe Datensicherheit sichergestellt werden kann. Im exklusiven Interview klärt Sebastian Fuss (Geschäftsführer und Managing Director of Technology von SleevesUp!) auf, wie Datensicherheit im gemeinsam genutzten Internet gewährleistet werden kann und mit welchen Tipps Coworker die eigenen Daten am Arbeitsplatz optimal schützen können.

Tipps für datenschutzkonformes Arbeiten in Bürogemeinschaften

• Verschließe deine Unterlagen und elektrische Geräte in einem Rollcontainer
• Vertrauliche Dokumente entsorgst du in dem Aktenvernichter
• Blickschutzfolien für deinen Laptop-Bildschirm schützen vertrauliche Daten
• Eine Passwortsperre für dein Handy und dein Laptop ist Pflicht
• Nutze die Telefonkabinen oder die Meetingräume für vertrauliche Telefonate
• Deine Datenträger solltest du immer verschlüsseln
• Verschließe die Büroräume in den Pausen und nach Feierabend

Wie können Coworking Betreiber die Datensicherheit in einem gemeinsam genutzten Netzwerk sicherstellen?

Sebastian Fuss: Netzwerke sind ursprünglich dafür gedacht, dass darin verbundene Geräte miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. In einem lokalen Netzwerk wie in einem Coworking Spaces, aber auch in HotSpots in der Hotel Lobby oder beim Cafe um die Ecke möchte man aber gerade diesen Austausch der Geräte untereinander jedoch nicht. Durch Client Isolation stellen wir daher sicher, dass alle Nutzer unseres Netzwerks auf das Internet zugreifen können, jedoch nicht auf andere Geräte im Netzwerk. So können sich Teilnehmer mit falschen Absichten nicht im Netzwerk ausbreiten und andere Teilnehmer attackieren.

Durch die Abschirmung der einzelnen Geräte entstehen jedoch auch Nachteile in der Nutzbarkeit. Denn mit einigen Geräten im Netzwerk möchte man dennoch Kommunizieren, beispielsweise mit dem Netzwerkdrucker. Ohne Datenaustausch zwischen Drucker und Computer findet der Geschäftsbrief niemals den Weg auf das Papier. Für solche Geräte müssen daher Ausnahmeregeln eingerichtet werden. Gegen das ungewollte Mithören von WLAN-Verkehr steht jedem Nutzer in SleevesUp! Coworking Spaces eigene Zugangsdaten für das WLAN zur Verfügung. So ist der Funkverkehr zwischen dem Endgerät des Nutzers und der WLAN-Gegenstelle auf individuelle Weise verschlüsselt. Anders als bei der oft eingesetzten Variante mit einem gemeinsamen Passwort. Dieses ist meist vielen Leuten bekannt und leicht herauszufinden, sodass viele Personen das Funksignal entschlüsseln können. Aber auch da hört die Sicherheit beim Internetzugriff nicht auf. Durch die sehr weite Verbreitung sicherer HTTPS Verbindungen wird die Kommunikation ebenfalls gesichert.

Für den Zugriff auf streng vertrauliche Firmendaten stellen viele Unternehmen mit VPN-Tunnels eine Möglichkeit bereit, auch von außerhalb des eigenen Bürogebäudes auf Daten zuzugreifen. Dies kann selbstverständlich auch von einem Coworking Space aus verwendet werden, um eine weiterer Sicherheitsschicht einzubauen.

Was können Coworker für mehr Datensicherheit am eigenen Arbeitsplatz tun?

Sebastian Fuss: Beim Thema Datensicherheit denken viele zunächst an den Computer, dabei ist die häufigste Schwachstelle nicht ein digitales System oder zu schwache Bürotür, sondern der Mensch. Das ausgedruckte Dokumente, was noch einige Minuten im Drucker vor der Kaffeeküche liegt, der Computer, den man während des Toilettengangs nicht sperrt oder der Kundenbrief, den man nur einmal durchreist und in den Papierkorb wirft. In allen Fällen können vertrauliche Informationen von Personen eingesehen werden, für welche diese nicht bestimmt sind. Ein Clean Desk Policy erleichtert nicht nur das hygienische Reinigung des Arbeitsplatzes, sondern zwingt auch dazu, Dokumente zu verstauen und zu vernichten. Sie besagt, dass der Arbeitsplatz aufgeräumt und „sauber“ zu hinterlassen ist.

Insbesondere in Gemeinschaftsbüros kann es passieren, dass einmal Personen in der Nähe sind, wenn man eine vertrauliche E-Mail tippt oder die vorläufigen Quartalszahlen auf dem Bildschirm hat. Mit sogenannten Blickschutzfiltern lässt sich das ungewollte Mitlesen des eigenen Monitors verhindern. Die dünnen Folien sind für alle gängigen Monitorgrößen verfügbar und werden auf den Bildschirm geklebt.

Dem Internet wird nachgesagt, es vergesse nicht, doch genauso verhält es sich mit Papier. Ausdrucke und Notizen sind Teil jeden Büros. Wird das Papier nicht mehr benötigt, ist falten oder mehrfaches Zerreisen nicht ausreichend, um die abgedruckten Informationen zu zerstören, sondern es muss mittels eines Aktenvernichters vernichtet werden. Das Gerät sollte hierbei mindestens die Sicherheitsstufe P3, besser jedoch P4, haben, um eine Wiederherstellung aus den Schnipseln zu verhindern. Weniger Ausdrucke reduzieren die Kosten und den Abfall und stellen somit Vorteile für den eigenen Geldbeutel, die Umwelt und natürlich die Datensicherheit dar.

Coworking Space statt Homeoffice

Coworking Spaces bieten auch in Bezug auf die Forderungen des DGB und der DSVGO eine professionelle Alternative zum eigenen Büro. Coworking Interessierte sollten vorab prüfen, ob die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien im Coworking Space der Wahl auch gewährleistet wird. Neben den Fragen des Datenschutzes sind auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sowie die Fragen bezüglich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes bei der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes zu bedenken. Sind alle relevanten Punkte geklärt, steht einem datenschutzkonformen Arbeiten nichts mehr im Weg.

Bei SleevesUp! arbeitest du sicher und professionell. Und das von überall.