5 smarte Tipps für produktive Meetings: So werden deine Besprechungen effektiver
Hast du heute schon wieder den Arbeitstag nichts geschafft, weil ein endloser Meeting-Marathon anstand? Kein Wunder, dass viele zu richtigen Meeting-Muffeln werden. Wir bringen frischen Wind in die langweilige Meeting-Kultur, damit deine Besprechungen ab jetzt keine reine Zeitverschwendung mehr sind. Hier sind unsere 5 praktischen Tipps, die dein Meeting noch produktiver machen.
Zu lang, zu langweilig und nicht zielführend – trotzdem gehören Meetings für die meisten eben dazu. Eine zielführende und produktive Besprechung kombiniert Effizienz und Effektivität miteinander. Wer dieses Mantra verinnerlicht, spart sich Zeit und Nerven – da sich diese einfache Formel langfristig durch bessere, schnellere und produktivere Meetings auszahlen wird.
Unsere 5 Tipps für produktive Meetings.
1. Meet the right way and the right people
Was würdest du tun, wenn du keine klassische Besprechung einberufen kannst? Auf welchem Weg würdest du an den benötigten Input gelangen – per Mail? Telefon? Video Chat? Nicht immer muss ein klassisches Meeting der effektivste und beste Kommunikationskanal für dein Vorhaben sein. Es gilt: An den großen Tisch solltest du erst bitten, wenn digitale Kanäle oder Einzelgespräche nicht ausreichen. Kennst du das Sprichwort: Zu viele Köche versalzen die Suppe. Das gilt auch für Meetings – je mehr Teilnehmer, desto schwieriger und langsamer wird der Entscheidungsprozess. Wähle also die Teilnehmer aus, die wirklich etwas zum Inhalt des Meetings beitragen oder wichtige Entscheidungsträger sind.
2. Goal!
Du hast die wichtigsten Leute für dein Meeting zusammen? Sehr gut, nun geht es daran, das Meeting inhaltlich vorzubereiten. Es lohnt sich, den Teilnehmern mindestens 2 Tage vor Beginn des Meetings die Agenda bereitzustellen. So wissen alle Verantwortlichen, was für Themen sie erwarten und was sie selbst vorbereiten müssen. Überlege dir ebenfalls, worauf du mit deinem Meeting hinaus willst? Was ist dein klares Ziel? Jeder Teilnehmer sollte das Ziel und Zweck des Meetings kennen. So vermeidest du unbrauchbare Lösungen und Diskussionen, die unrelevant für die Zielvorstellung und Umsetzbarkeit sind. Hier lohnt es sich, jeden Agenda-Punkt nochmals eingehend auf seine Priorität zu prüfen und ob dieser unabdingbar für das Erreichen des Ziels deines Meetings ist. Punkte, die wichtig für die Zielerreichung, aber nicht zeitkritisch oder alternativlos sind, erhalten hohe Priorität. Falls alle Stricke reißen, können diese Punkte auch im nächsten Meeting geklärt werden.
3. First things first
Zu Anfang des Meetings sollten die Punkte mit hoher Priorität angegangen werden, welche wenig Besprechungszeit erfordern. Durch die schnelle erste Ergebnisfindung und das zügige Tempo motivierst du alle Teilnehmer bei der Sache zu bleiben. Die weiteren Punkte sollten nach absteigender Priorität geordnet werden. Überlege im Vorfeld, welche Themen viel Diskussionspotential bieten und plane davon nicht mehr als zwei pro Meeting ein. Die Evaluation solltest du als Agenda Punkt nicht vergessen. Jedes Meeting braucht ein kurzes Resümee, das getroffene Entscheidungen und künftige Arbeitsschritte festhält. Dennoch solltest du dir ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Agenda-Erstellung bewahren. Ist das Feedback zu deiner Agenda aus deiner Sicht für die Zielerreichung des Meetings sinnvoll, solltest du die neuen Punkte einarbeiten. Relevante Vorschläge, die nicht im Meeting besprochen werden sollen, können von dir über andere Kanäle kommuniziert werden.
4. Time is money
Selten dauert ein Meeting so lange wie ursprünglich geplant. Kollegen schweifen vom Thema ab, fassen das Gesagte zum Dritten mal zusammen oder ergänzen kurz vor knapp noch “die eine wichtige Sache”. Besser ist es, die Besprechung bewusst kürzer anzusetzen – beispielsweise nur für eine halbe Stunde und und dies vorab zu kommunizieren. Stimme zudem die einzelnen Agenda-Punkte immer mit den zeitlichen Ressourcen ab, um für jeden Punkt ein ungefähres Zeit-Limit zu kalkulieren. Brauchen Besprechungen und Entscheidungen viel mehr Zeit als ursprünglich eingeplant, kannst du ein weiteres Meeting einberufen.
5. Be the leader
Am Anfang des Meetings solltest du nochmal auf den Schwerpunkt des Meetings und das Ziel hinweisen. Die einzelnen Punkte auf der Agenda kannst du mit einem kurzen Satz eröffnen. Alle Teilnehmer können im Anschluss ihren Input zu den jeweiligen Punkten kundtun. Verschiedene Methoden können dir dabei helfen, einen effektiven Entscheidungsprozess zu erzielen. Bei kontroversen Themen solltest du versuchen, einen Konsens anstatt eine reine Mehrheit durch Abstimmungen zu erreichen. Dieser Konsens ermöglicht es, dass jeder Teilnehmer die Entscheidung nachvollziehen und letztendlich akzeptieren kann – was essentiell für die Umsetzungsphase ist. Und last but not least: Besprochene Aufgaben sollten protokolliert und erledigt werden. Lasse jeden Teilnehmer am Ende des Meetings nochmals mündlich zusammenfassen, welche Aufgaben er für sich definiert hat und was als nächstes zu tun ist. Dadurch schaffst du ein hohes Verantwortungsbewusstsein.
Gestalte dein Meeting produktiv.
Meetings sind kein Hexenwerk, sie erfordern allerdings eine genaue Planung und Vorbereitung. Effektivität ist das A und O: Ein effektives Meeting hat einen effizienten, zeitlich begrenzten und Ressourcen-sparenden Ablauf. Denn schlussendlich zählt nur das Ergebnis. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer guten und gründlichen Organisation und in der konsequenten Umsetzung – so werden deine Meetings besser, schneller und produktiver.
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Elisa Kis
Elisa ist Online Marketing Managerin bei SleevesUp! Spaces. Besonders interessiert sie sich für New Work Themen und agile Arbeitsmethoden. Bei Fragen rund um das Thema Coworking und Büro, wende dich an hello@sleevesup.de!